申請書類や申請方法の問い合わせをチャットボット化

働き方改革の影響で申請手続きの種類が増加

全国に約100店舗を展開する小売業のC社では、業務効率化と働き方改革の実現に向けて、主に営業部とエリアマネージャを中心にタブレット端末を配布していました。ただし、セキュリティの観点から、端末の持ち出しにはセキュリティシステムへの登録と持ち出し申請の手続きが必要でした。
現場からの強い希望で実施が決まった制度ではありますが、新しい試みが根付くには時間がどうしてもかかります。
手続きの方法がわからない人が多く、せっかく導入した制度が活用されないままという状況が続きました。なかには、申請方法がわからないため手続きをしないままに端末を持ち出すようなケースも発生しており、セキュリティ面における大きな問題となっていました。

検索キーワードが一致しないと見つけられない申請書ファイル

もう一つ、制度が浸透しない理由がありました。それは申請書がどこにあるかわかりにくいという点です。
申請書のファイルは、共有フォルダに保管されており誰でもアクセスができるようになっていました。しかし、ファイルを保管しているフォルダは無数にあり、それらのどこに目的のファイルがあるのかまでは、現場に浸透していませんでした。もちろん、検索をすれば見つけられるのですが、そのためにはファイル名と一致する「キーワード」がわからなければなりません。
例えば、正式なファイル名が「端末社外使用申請書」だったとします。この場合、「端末貸し出し」や「端末利用」などのキーワードで検索してもヒットしません。
同様の課題は、端末持出申請以外の書類でも発生しており、「申請書類が保存されている場所」の問い合わせが頻繁に行われるため、総務や経理部門の大きな負担になっていました。

AIエンジンを搭載したチャットボット「LOOGUE FAQ」で検索時の言葉のゆらぎに対応

これらの課題を解消する手段として同社が導入したのが「LOOGUE FAQ」です。
従来のルールベース型のチャットボットでは、言葉の揺らぎに対処するためには、複雑なシナリオ作成が不可欠でした。しかし、独自のAIエンジンを搭載した「LOOGUE FAQ」では、複雑なシナリオ作成の必要もなく、簡単な2列のQAだけで言葉の揺らぎに対応することができます。
また、「LOOGUE FAQ」にファイルを取り込むことで、従業員からの問い合わせに対して申請書ファイルを直接案内できます。申請書ファイルだけではなく、申請手続き方法などの問い合わせにも利用することで、経理や総務のさらなる負担軽減が可能になります。

「LOOGUE FAQ」の導入で新制度の活用が進み業務効率が向上

「LOOGUE FAQ」によって、必要な申請書類も検索すれば表示されるようになりました。
申請方法さえ浸透すれば、もともと現場からの要望が高かった制度なので、端末の社外利用も進みます。
申請が簡単であれば、黙って持ち出すようなこともなくなり従業員のセキュリティ面の意識も高まります。
また、本社が休みの場合や業務時間を過ぎた場合でも、店舗の営業時間に合わせて自動回答が出来るため気軽に申請方法の問い合わせができるようになります。
「LOOGUE FAQ」の導入によって、端末の社外利用が促進され、大幅な業務効率化と同時に長時間労働の是正も進むことになります。