バックオフィスにおけるAIチャットボット活用方法を徹底解説

近年、企業のDXが推進される中、AI技術の進化により、企業は業務効率を向上させるために社内向けチャットボットをバックオフィス部門で活用するケースが増えています。 
この記事では、バックオフィスにおけるAIチャットボットの活用方法を解説します。 

バックオフィスでAIチャットボットを活用する事で得られる効果 

バックオフィスは、企業の内部業務を支える重要な領域であり、企業の根幹を担うと言っても過言ではありません。バックオフィス部門におけるDXでは「従業員や社員が働きやすく、業務に集中できる環境づくり」の一環として、業務プロセスの効率化が常に求められています。 

業務効率化において、AIを活用した自動化について注目が集まっている昨今、中でも従業員からの問い合わせや質問に対してAIチャットボットを活用することで得られる効果をご紹介します。 

従業員からの問い合わせ対応を自動化 

AIチャットボットは、従業員や社員からの様々な問い合わせを自動化することで、業務を効率化します。 

例えば、総務や経理、情報システムなど、従業員からの似たような問い合わせが多く寄せられる部門にAIチャットボットを導入すること大幅な業務効率化を図ることが可能です。AIチャットボットで自動化することで、問い合わせの対応業務時間を削減することができ、削減した時間を「人にしかできない業務」と言われるような、業務改善の企画や従業員へのサービス向上などに充てることができるため、結果的に業務効率が向上するだけでなく、従業員の満足度の向上にもつながります。 

社内のニーズや課題をログデータから分析 

AIチャットボットは従業員からの問い合わせ内容をログデータとして蓄積することが可能です。そのログデータを分析することで、従業員が「社内でどんなことに悩んでいるのか」「どんなシステムの問い合わせが多いのか」など、社内のニーズや課題を発見できます。 

この情報を意思決定や社内のシステム改善に生かすことで、従業員がより過ごしやすい環境を提供できます。  

24時間365日あらゆる場所で従業員のサポートが可能に 

昨今、企業で働く従業員は様々な時間、場所で勤務するなど新しい働き方にも注目が集まっています。 

しかし、そうした働き方はバックオフィスが稼働していない時間に問題が発生しても、すぐに質問や問い合わせをすることができません。 

そこで、AIチャットボットを導入することで、夜間や週末といったバックオフィスが稼働していない時間帯の問い合わせに対しても、すぐに対応が可能になり、よりスピーディに従業員の課題を解決することが可能になります。 

また、テレワークや営業先、現場で勤務している従業員も電話やメールでの問い合わせではなく、社内向けチャットボットを活用することで、より効率的に課題解決を行うことができるのです。 

バックオフィスにおけるAIチャットボット活用事例 

実際にバックオフィスにAIチャットボットを導入している活用事例やメリットをご紹介します。 

全国の店舗と本社のやり取りをAIチャットボットで自動化 

全国に店舗をもつ飲食関連企業では、各店舗で働く従業員から週末や夜間、早朝など担当者が稼働していない時間に様々な問い合わせが寄せられていました。 

そこでAIチャットボットを活用し、従業員からの質問に対していつでも回答を返せる様にしました。 

各店舗の営業時間や雇用形態も様々なため、AIチャットボットによる24時間365日の対応で業務効率が向上しています。 

機械の操作方法やをチャットボットで自動回答 

ある建設関連企業では、現場で発生する施工や機械のトラブルに対して事例ごとに解決方法の解説動画を作成して対応しています。 

問い合わせられた際に、AIチャットボットがトラブルを解決するための操作方法などの動画を回答することで、現場での課題解決力が大きく向上しました。以前は属人化してしまっていた知識や技術の共有にも役立っています。 

経費精算システムに関する問い合わせを自動対応に 

社内の経費精算システムを一新した企業では、新しいシステムに関する問い合わせが増加していました。 

こうした問い合わせが増加したことにより、担当者の業務が圧迫されてしまう状態に。そこで、新たに導入したシステムに関する質問の一次対応をAIチャットボットで行うことで、経理部門が問い合わせに対応する時間を削減し、現場の業務負荷軽減を実現しました。 

その他のAIチャットボット「LOOGUE FAQ」の活用事例はコチラ 

バックオフィスにチャットボットを導入する際のポイント

バックオフィスにチャットボットを導入する際には“どのようなポイント”を検討する必要があるでしょうか。 

チャットボットにはAI搭載型のものと非搭載型のもの、またシナリオ型など様々な種類があります。 

社内向けチャットボットの導入に失敗しないためにも、最適なチャットボットの選び方のポイントをお教えします。 

①導入のしやすさ  

チャットボットの導入には、シナリオ設計やQ＆Aの用意など様々な準備が必要です。 

より高性能のチャットボットを作成するにはそれなりの準備期間が必要となり、シナリオやQ＆Aの設計が複雑なチャットボットであれば、導入により多くの負担がかかるなど、チャットボットの種類によって、導入準備の手間が異なるため、注意が必要です。 

AIチャットボットとシナリオ型チャットボットの違いについては、以前に紹介しておりますので、参考までにご覧ください。 

関連記事：「AIチャットボットとシナリオ型チャットボットの違いとは」 

②メンテナンスのしやすさ 

チャットボットは導入して終わりではありません、必ず定期的なメンテナンス作業が必要になります。 

このメンテナンス作業が複雑なチャットボットを導入してしまうと、作業時間が多く、結果としてバックオフィスの担当者の負担になってしまい、返って導入効果を得ることができなくなってしまいます。 

そのため、メンテナンスが簡単なチャットボットを導入することをおすすめします。 

③従業員が使いやすいか 

バックオフィスでAIチャットボットを導入する際、実際に利用するのは社内の従業員です。そのため従業員が使いやすい物を選ぶことが重要です。 

例えば社内でビジネスチャットツールを利用している場合は、そのビジネスチャットツールと連携することで、使い慣れたUIでチャットボットを利用できます。 

チャットボットを使う人がより使いやすい環境で利用できるか、その様な機能が搭載されているのかは、選定の際のポイントになります。 

④高い回答精度を維持できるか 

チャットボットの利用率を維持するために、回答精度を高く保つことは重要なポイントです。 

せっかくチャットボットを導入しても回答精度が低ければ利用頻度も低くなってしまいます。 

チャットボットをより使ってもらうためにも回答精度を高く保つことができるツールを選びましょう。 

⑤コストパフォーマンスに問題はないか 

社内向けチャットボットには無料のものから、ユーザー数や利用回数などによって利用料金が変化するものなど、様々な料金プランがあります。利用する従業員数や利用状況を想定し、適切なコストパフォーマンスを発揮することができるチャットボットを選びましょう。 

コストパフォーマンスを考えるための、簡単な計算式の例を挙げておきます。

この計算式で軽減される作業時間の大凡のコストが算出されます。これとは別に、導入後のメンテナンス分をここから差し引くことで、チャットボットに掛けられるコストがある程度見えてくることでしょう。 

⑥サポートは充実しているか 

ここまでチャットボットの選定についてお話ししてきましたが、導入時、導入後、また運用時にも様々な課題が発生する場合があります。 

そういった際に「充実したサポートをしてもらえるか」という点もチャットボットを選ぶ際には重要なポイントです。チャットボットの導入効果を高めるためにも、充実のサポートサービスを提供しているチャットボットを選びましょう。 

チャットボットの選び方について詳しく知りたい方は「チャットボット比較のポイント」のダウンロード資料を用意しておりますので、合わせてご利用ください。 

まとめ 

いかがでしたでしょうか、バックオフィス業務を効率化し、従業員の働く環境を改善する、AIチャットボットの導入は検討する価値があるツールではないでしょうか。様々な自動化、効率化を行う中で、バックオフィス全体の生産性向上を目指したいとお考えの方は、まず、“チャットボットをどのように利用するのか“と導入計画を行い、バックオフィスの業務効率を向上させましょう。 

最後に、簡単にAIチャットボット導入を行いたいとお考えの方へ、簡単・簡潔に問い合わせを自動化する「LOOGUE FAQ」をご紹介いたします。

LOOGUE FAQ（ローグ エフエーキュー）は、簡単な設定とシンプルな操作画面で利用者の課題解決を促す、AIチャットボットです 

質問と回答のQAデータのみで、自社開発のAIエンジンが利用者の様々な問い合わせに対し最適な回答へと導きます。またマニュアルなどの社内資料をそのまま取り込むだけで利用を開始することも可能なため、学習データを用意する手間が格段に少なく、チャットボットの利用を開始いただけます。 

また、チャットボット専門のチームによる全面サポートも行っておりますので、実際の運用が始まってもメンテナンスや活用方法を手厚くお手伝いいたします。 

無料トライアルも行っておりますので、是非この機会にお試しください。